專才見工 HR自爆內部人事衝突 請人變趕客錯失人才專家分享4大面試官應有禮儀

疫後不少企業重新招聘,填補早前缺失的人手。工作機會雖多,但隨著近年香港人力資源市場上逐漸轉為求職者主導,加上公司間人才競爭激烈,不少僱主及負責招募的人力資源從業員(HR)慨嘆請人不容易。要成功招聘搶人才,HR及面試官的行為和態度都是關鍵因素,否則有機會令求職者打消入職念頭。專家指,作為一名專業的面試官需要注意職場禮儀,盡量避免做出嚇退求職者的行為。

要成功招聘搶人才,HR及面試官的行為和態度都是關鍵因素,否則有機會令求職者打消入職念頭。
要成功招聘搶人才,HR及面試官的行為和態度都是關鍵因素,否則有機會令求職者打消入職念頭。

 

HR雖然未至於掌握求職者「生死」大權,但也對於求職者最終會否加入應徵公司有莫大影響。有求職者將CV投到理想企業,卻被該公司的HR勸退。盈力僱員服務顧問高級經理吳慧琪向《星島頭條》分享一個個案。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

事主是一名專業人士,因為個人事業發展而計劃轉職,他的出色履歷很快獲多間公司垂青。日前,事主到一間公司面試。當他進入面試室時,先被兩名HR職員上下打量一番,後來兩位HR互相點頭微笑,似是不滿意他當日的衣著。

當被問及轉職的原因,事主直言欣賞這公司的規模和信譽,相信是更能讓自己發揮所長的地方。HR職員此刻卻向事主澄清,外間以為公司穩定和人性化,事實上公司面對全球經濟環境轉差,正計劃縮減開支,包括削減員工福利和培訓預算。HR更分享自己的所見所聞,透露事主想應徵的部門內部人事衝突 ,笑言要跟面試者坦誠溝通,才能讓人無悔加入這個大家庭。最終事主得到了Offer,但他沒選擇加入這公司。

在面試過程中,面試官的角色除為公司揀「對的人」外,也代表著公司的形象。所謂「你揀人,人揀你」,面試官也擔當主持人的角色,負責搜集資訊、控制場面和確保流程暢順。事主被上下打量已有不被尊重的感覺,而可能HR以為「先小人後君子」就可以令事主感到公司的真誠。HR原意或許是好,卻被他們的面試manner破壞了公司搶人才的計劃。

4大面試官應有禮儀

 

 

 

 

 

1.尊重又不張揚的觀察

其實應徵者一入公司已經開展了評核過程,面試官會留意應徵者的時間觀念、儀容、溝通、即時反應等。面試官宜把目光放遠一點來整體觀察,避免對他人近距離上下打量。面試期間,切忌盯著應徵者,宜邊看履歷邊眼神接觸,表現對他的興趣,期間點頭表示正在聆聽中,以表尊重。

2.嚴肅又不失禮的微笑

曾有HR職員為了確保面試過程輕鬆,竟刻意準備了「爛gag」帶動氣氛,最終落選的應徵者在網上討論區批評「呢家公司無厘正經,入咗去都唔慌做得長…...」職場面試是嚴肅的,若要營造輕鬆的氣氛,也不能走向另一極端。面試官過程中保持微笑和禮貌地發問已足夠增加親和力。

3.真誠又不批判的談吐

面試官以為坦白說出他們對公司狀況的認知,才能引導應徵者真情對話。其實坦誠相待不等於要表達對公司的看法,況且公司的政策對不同持份者可以有不同的解讀,面試官不宜批判應徵者的看法,說公司壞話。因此,當應徵者表達欣賞公司和期望發揮自己,面試官即使覺得公司的狀況未如其所想,也無需反駁,只需要點頭回應「原來如此…...」便可以。

4.流暢又不敷愆的結尾

作為面試官,應該準備好議程和時限,讓過程流暢。曾有打工仔表示最難聽的面試結尾句是「你返去等消息啦!」這句狗血劇集對白被HR抄襲了多年,其實並非得體的結尾句,可以說「面試已經完成,我地會於兩星期內通知成功的面試者,多謝你今日參與。」

平衡理性感性  展現專業特質

對面試官而言,面試過程最重要的4大步驟有「提問」、「傾聽」、「判斷」及「記錄」,同時應控制面試的進程與節奏,注意時間的分配。假如被問及一些難應付的問題,HR或面試官亦要得體地作出回應,展現面試官的專業特質。

處境一:應徵者問公司有甚麼家庭友善政策,事實上公司未有此政策。
 
忌:不要靠「老作」來挽留人,當應徵者入職後發現HR開了空頭支票,員工會失去對公司的信任。
宜:表達公司的良好立場,再把焦點放在公司其他相關的活動上。
回應:「雖然仍未訂立一套完整的家庭友善政策,但公司重視員工的工作與生活平衡,經常舉辦不同的午餐講座,包括人際溝通… 」

處境二:應徵者問及內部晉升機會,但該職位其實沒有晉升階梯。

忌:不宜直接稱沒有,這會讓人認為入職後無前途。
宜:表達公司的良好立場,把焦點放在個人發展和成長上。
回應:「我們非常重視員工的職業發展,公司會提供內部培訓和專業發展計劃,以幫助員工成長和進步…」

處境三:應徵者問及公司的工作氣氛和文化,但公司經常出現溝通問題和人事衝突、員工士氣低落。

忌:HR無需要分享所見所聞,因為這都涉及個人主觀看法。
宜:公司的使命和願景其實就是反映公司的文化和目標,就把它讀出來吧! 
回應:「我們公司致力成為…,我們重視…」

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